كيفية إنشاء Data Validation فى الإكسل

بسم الله الرحمن الرحيم
الإخوة الأعزاء
السلام عليكم ورحمة الله وبركانه

ألم ترغب فى يوم من الأيام أن تختصر المجهود المبذول فى إدخال البيانات المتكرره و الروتينيه ، اليوم سنتناول كيفية عمل قائمة منسدلة drop down list بها هذه البيانات الروتينيه المتكرره وحين ترغب فى إدخال إحدى هذه البيانات كل ما عليك عمله هو الإختيار من هذه القائمة ما تريده

من مميزات إنشاء قائمة بها بيانات محددة
1 » تسهيل عملية إدخال البيانات المتكررة
2 » توفير الوقت
3 » إدخال البيانات بشكل صحيح ; إذ أن إتباع هذا الإسلوب يترتب عليه إختيار أحد بنود القائمة

خطوات إنشاء Validation List
1 » نقوم بتحديد الخلية التى ستحتوي على القائمة المنسدلة
2 » نقوم بإختيار Data » Data Tools » Data Validation سيظهر لنا مربع الحوار Data Validation
إكسل 2003 من خلال Data » Validation
3 » نقوم بإختيار List من خانة Allow كالتالى

4 » فى الخانة Source نضع البنود التى تريد أن توجد فى القائمة المنسدلة وللقيام بذلك يوجد عدة طرق منها
الطريقة الأولى : كتابة البنود يدوياً
فنكتب البند الأول متبوع بفاصلة (,) ثم مسافة ثم نكتب البند الثانى ثم فاصلة …. وهكذا

لتظهر القائمة كالتالى

ويعيب هذه الطريقة صعوبة التعديل أو الإضافة أو الحذف على البنود التى تشتمل عليها القائمة إذ أنه للتعديل لابد من القيام بذلك من الخانة Source فى مربع الحوار Data Validation

الطريقة الثانية :
تعتمد على أن تكون البنود التى تريد أن تشتمل عليها القائمة مكتوبة فى خلايا

ثم فى خانة Source نكتب مرجع هذا النطاق كالتالى

ولايشترط أن تقوم بعملية الكتابة يدويا إذ تستطيع الضغط على زر Collapse (تجد المؤشر عليه فى الصورة السابقة) ثم تحديد مرجع الخلايا

هذه الطريقة تتميز بسهولة تعديل البنود التى تشتمل عليها القائمة لكن لكى تقوم بعملية الإضافة لابد من الرجوع وتعديل مرجع النطاق فى خانة Source

الطريقة الثالثة : تسمية النطاق بإسم مميز
فى هذه الطريقة نقوم بكتابة البنود أولاً فى الخلايا ثم نقوم بعمل إسم مميز لهذا النطاق وليكن ( Names ) ثم نقوم بإدراج إسم النطاق فى الخانة Source كالتالى ( لا تنس علامة = )

بهذا حين ترغب فى تعديل أو إضافة أو حذف أحد البنود فى القائمة تسطيع القيام بذلك مادمت تقوم بذلك ضمن مرجع الإسم الخاص بالنطاق المستخدم

أتمنى أن أكون قد وُفقت فى تقديم الموضوع
لا تنسونا من خالص دعائكم
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته